Het archief bewaren, zonder het oude systeem in de lucht te houden
Bij een overstap naar een nieuw ECD gaan de actuele dossiers mee. Maar wat doe je met de dossiers van cliënten die al uit zorg zijn? Die moet je volgens de wettelijke bewaartermijn kunnen inzien, terwijl je het oude systeem liever niet nog jaren laat draaien. Wij zetten het archief om naar PDF: per cliënt een compleet en leesbaar dossier, onafhankelijk van het systeem waar je daarna mee werkt.
- Per cliënt een of meer PDF’s met alle onderdelen: rapportages, zorgplannen, documenten en vragenlijsten
- Gestructureerde mappenstructuur, bijvoorbeeld per cliënt of per periode, met een index
- Doelsysteem staat los: in te lezen in Nedap ONS of een ander ECD, of naar een beveiligde bestandsopslag
- Daarna kan het oude ECD uit, inclusief de licentie
Zo werkt het
Inventarisatie
Welke onderdelen zitten in het archief en wat moet mee? Samen bepalen we de scope, de bewaartermijn per onderdeel en de gewenste mappenstructuur.
Conversie naar PDF
Vanuit de database of de exports van het oude ECD genereren we per cliënt leesbare PDF’s, in een vaste opmaak met inhoudsopgave. Na een proefconversie controleer je zelf een steekproef.
Oplevering
Als gestructureerde mappen op een beveiligde opslag, of ingelezen in het dossier van je nieuwe ECD. Altijd met een controlerapport met de aantallen per onderdeel.
ECD’s waar we al archieven uit hebben omgezet
- Plancare
- MijnQuarant
- Fierit
- Fundum
- Ysis
- Nedap ONS
Ook actuele dossiers overzetten? Bekijk ECD-conversies naar Nedap ONS.
Klantverhaal
[Titel klantverhaal, na toestemming van de klant]
Voeg een klantverhaal toe via Dashboard > Klantverhalen. Het nieuwste verhaal verschijnt hier automatisch.
Staat er nog een oud ECD aan voor het archief?
Vertel ons welk systeem het is en hoeveel dossiers erin staan. We toetsen snel wat er kan en wat een proefconversie oplevert.